El presente artículo pretende desarrollar un resumen y suministrar informaciones de interés que entendemos van a ser de mucha utilidad, para un mayor conocimiento de la herramienta del “WorkFlow” (Flujo de Trabajo) para Intermediarios de Seguros.

El propósito de los sistemas de “WorkFlow”, o BPMS – Business Process Management Systems, es acercar Personas, Procesos y Sistemas, con el objeto de: Reducir tiempos para acelerar la realización de las tareas.

Se define Proceso como un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas de las que de una o varias entradas de información o materiales surgen, una o varias salidas de materiales o información con valor añadido.

Los sistemas de Flujos de Trabajo (“WorkFlow”) automatizan las secuencias de acciones, actividades y tareas utilizadas para la ejecución del proceso en las actividades relacionadas en nuestro caso con los Asegurados y las Aseguradoras.

Además, gestiona la totalidad de los usuarios del sistema, asignando tareas, permisos, alertando de los trabajos pendientes, controlando fechas de ejecución, estado y supervisando el cumplimiento de los objetivos establecidos.

El “WorkFlow” incluye el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo; el mismo le permite, llevar un Control por cada Asegurado Potencial o Activo de sus Cotizaciones por emitir o emitidas , sus Pólizas por emitir o emitidas, sus Renovaciones Pendientes, sus Recibos por cobrar, y Anexos Pendientes, así como de sus Siniestros, lo que le permite hacer un seguimiento estricto, para dar cabal cumplimento a los ofrecimientos, velando por una reducción en los tiempos en los procesos de las actividades.

Ya no es suficiente hoy en día, que los Intermediarios de Seguros únicamente manejen sólo sistemas de Control de Cartera, pues se hace totalmente necesaria la incorporación de un sistema de “WorkFlow” que le permita establecer un correcto manejo del flujo de sus procesos.

Entre los objetivos del “WorkFlow” nos encontramos con:

.- Ordenar el Flujo de los Procesos.
.- Aumentar la velocidad al proceso productivo de la organización.
.- Mejorar para con el Asegurado.
.- Conocer específicamente la actividad que se está realizando y el paso siguiente a
ejecutar.
.- Disminución de los plazos en los procesos, reduciendo costos y aumentando la
calidad.

.- Mejora del rendimiento y la productividad del trabajo de las personas
involucradas en el proceso.
.- Aumento de la transparencia y visibilidad.
.- Mayor agilidad y capacidad de respuesta para la adaptación al cambio.
.- Completa trazabilidad del proceso, que permite controlarlo de principio a fin.
.- Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de
información.
.- Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos
organizativos.
.- Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
.- Facilitar la movilidad del personal.
.- Soportar procesos de reingeniería de negocio.
.- Agilizar el proceso de intercambio de información y optimizar la toma de
decisiones de una organización, empresa o institución.

Desde el 1ro de enero de 2011 se entregó a nuestro mercado de la Intermediación de Seguros en Venezuela el desarrollo del sistema denominado ““FFllooww–DDiisskk”” o Administrador de Flujos de Trabajo, que le permite al Intermediario de Seguros llevar un control exacto de sus operaciones.

La Empresa de Sistemas de Información para Intermediarios de Seguros denominada Disk Soportes SRL, creadora del sistema líder “Corredor-2000”, tiene a disposición del Intermediario de avanzada el novedoso Sistema y único en el mercado denominado “Flow-Disk”

El futuro de los Planes de Incentivos de las Aseguradoras en Venezuela tendrá que necesariamente contener el suplirles a sus Intermediarios sistemas de Flujo de Trabajo que le permitan una mejor Administración de sus Procesos, para incrementar de forma exponencial la mejora de sus servicios y minimizar los tiempos de ejecución.

Ing. Juan Raúl Alamo Lima
Ingeniero Industrial
Magíster en Administración de Empresas
Presidente de Disk Soportes SRL
www.disksoportes.com
juan.alamo@disksoportes.com